jeudi 30 septembre 2010

Fonction? Vous avez dit fonction? Comme c'est étrange!

J'ai beaucoup de peine à trouver le temps d'écrire pour ce blog...mais d'un autre coté, je viens de trouver 3 heures pour préparer une réunion. Après réflexion, je pense que je trouve beaucoup plus intéressant d'appliquer mes sujets favoris - l'organisation et le management- à des cas concrets plutôt que d'essayer de définir à un niveau général des conseils qui même fondés sur l'expérience peuvent n'apparaître que comme des banalités ou des évidences quand ils sont exprimés d'une manière générale.

J'ai préparé ma réunion suivant ma méthode habituelle en partant d'une feuille blanche et en "réinventant" tout ce qui devait être fait en vue de la préparation et tenue de la réunion. J'ai abandonné depuis des années le fameux "copier/coller" qui semble nous faire gagner du temps mais nous donne des oeillères et limite notre capacité à définir les éléments spécifiques nécessaires au succès d'un projet spécifique. Donc je n'irai pas rechercher l'agenda et les supports d'une réunion du même type que j'aurais pu faire il y a quelques années. Tout au plus - quand j'aurais fini de préparer ma présente réunion, je pourrais parcourir les documents d'il y a quelques années pour vérifier que je n'ai rien oublié qui pourrait s'avérer être pertinent et utile pour la réunion à venir.

Pour garder l'esprit ouvert, essayer d'oublier le moins possible d'éléments utiles et coller le mieux possible aux spécificités de chaque projet, j'ai aussi pris l'habitude de toujours aborder un nouveau projet en termes de "fonction" et "d'objectifs" et surtout pas en termes de solutions. La différence entre ces deux notions doit être familière aux personnes qui ont pratiqué l'analyse (fonctionnelle) de la valeur. Pour ceux qui seraient moins familiers, je propose l'exemple suivant.

Le projet consiste à lancer sur le marché un produit qui pourra concurrencer celui commercialisé par le fabricant principal de porte manteaux. Il faut d'abord concevoir un produit dont la fonction est équivalent à celle du porte manteaux de mon concurrent. Quelles est la fonction principale assurée par un porte manteau ? Quels sont les objectifs du travail nécessaire pour concevoir le produit?

Je vous propose pour le travail à faire "Définir et réaliser un prototype d'un système qui permettrait de concurrencer le portemanteau commercialisé par la société X". Quand au prototype à développer il doit satisfaire la fonction principale "Définir un système permettant de déposer et conserver des vêtements en leur évitant d'être froissé". Il peut y avoir d'autres formulations de la définition des objectifs du projet et de la description de la fonction principale d'un porte manteau mais je vous propose de continuer avec ces formulations.

Quels sont les avantages d'une telle formulation qui est exprimé en termes d'objectifs et jamais en termes de solutions ou de manières de faire ?
1. Exprimé en termes d'objectifs, il est très facile de communiquer aux autres - et éventuellement de faire valider par votre boss - ce que vous aller faire.

2. La formulation par objectifs et fonctions génère aussitôt pour moi, une foule de solutions potentielles qui ne me seraient peut être même pas venues à l'esprit si j'avais exprimé en terme de "solutions". Pourquoi suggérer qu'il faut suspendre les vêtements comme sur un porte manteau "classique" alors qu'il y a a peut être une meilleure solution pour mon produit en les mettant à plat ou en lévitation ? Après analyse plus détaillée, il apparaîtra peut être que la technique de lévitation n'est pas maîtrisée au niveau industriel et qu'un système pour garder les vêtements à plat serait trop encombrant et trop cher à produire pour le marché. Mais au moins toutes les possibilités auront été examinées et nous aurons réduit les risques de passer à coté d'une solution innovante.

3. La formulation par objectifs et par fonctions, suscite aussi immédiatement une foule de questions et d'aspects pertinents qui auraient pu m'échapper si j'avais commencé à travailler directement sur une solutions et qui pourront s'avèrer critiques pour la suite et la réussite du projet.
"Définir un système permettant de déposer et conserver des vêtements en leur évitant d'être froissé". Quelle sorte de vêtements? Quelle largeur ? quelle longueur? Peuvent-ils être mouillé? Si ils sont froissés quand on les dépose dans le système doivent ils être défroissés quand on les reprend? Si la réponse est oui, un exemple est la presse à pantalons que l'on trouve dans la plupart des Hôtels "business". Si la réponse est non, il vaut peut être changer la formulation de la fonction en "Définir un système permettant de déposer et conserver des vêtements en un état pas plus froissé quand on les reprends que quand on les avait déposé"

Dans les semaines à venir, je continuerai de vous entretenir de Fonctions et d'objectifs mais vous avez déjà du remarquer que pour être efficace une fonction ou un objectif doivent préférentiellement débuter par une verbe et un complément d'objet.

Allez, ciao, bonsoir...vous pouvez arrêter la lecture de ce blog et reprendre une activité normale (Pour autant du moins que vous ayez défini les fonction et objectifs de ce que vous appelez une activité normale)

Et pour finir, et pour éviter tout malentendu, quand il s'agira de mettre en oeuvre la solution choisi, nous copierons autant que possible les techniques éprouvées et habituelles. C'est seulement au niveau de la définition de la solution que nous "réinventons" tout.

vendredi 17 septembre 2010

Clients? Parties prenantes ? Est ce important pour nos projets?

De retour de vacances...et prêt à reprendre le flambeau !

J'ai promis dans l'article du 20 Août de vous parler de la gestion des parties prenantes (Stakeholder management). Ci après la première partie de ce sujet.

Il est très rare dans notre vie professionnelle ou personnelle que nous fassions quelque chose qui n'implique que nous: la plupart du temps ce que nous faisons est pour le direct bénéfice d'une ou plusieurs personnes, ceux que nous pouvons appeler les "clients" d'une manière générale. Les démarches qualité appliquées largement dans les entreprises connaissent bien cette notion de "client" et la satisfaction des besoins du client qui est la base de la démarche Qualité.

Mais au delà des clients qui vont bénéficier de ce que nous faisons, beaucoup d'autres personnes peuvent être impactées par ce que nous faisons ou même sans être impactées, peuvent considérer qu'elles ont voix au chapitre et ont le "droit" d'interférer avec notre projet. Ces interférences peuvent avoir pour but de résister au changement quel qu'il soit, de défendre une position ou un pouvoir qui serait menacé par le projet, de faire valoir un principe qui est perçu comme pouvant être attaqué par le projet: il y a des centaines de raisons pour lesquelles quelqu'un qui n'est pas un client bénéficiaire du projet peut se sentir "menacé" et va vouloir "interférer". Ce sont toutes ces personnes que nous appelons "parties prenantes" (Stakeholder). Ces parties prenantes si elles ne sont pas identifiées et gérées peuvent se révéler un pouvoir de nuisance important dans la réalisation de nos projets et nous empêcher de mener à terme ce que nous voulons réaliser ou nuire grandement à l'efficacité de leur réalisation.

Comment identifier et gérer les parties prenantes, c'est ce sujet que nous développerons dans nos prochains articles.

Et pour faire le lien avec quelques notions chère à mon coeur, remarquons
- que la non identification et non gestion des parties prenantes est un des risques qui apparaît dans presque tous les projets que j'ai connus.
- que si une partie prenante n'a pas été identifiée et gérée, c'est habituellement celle qui aura le plus fort pouvoir de nuisance conformément à la loi de Murphy.

Revenant à un sujet d'actualité. Dans le projet actuel de faire respecter la loi sur l'immigration clandestine et éventuellement démanteler des camps illicites, le gouvernement avait-il identifié clairement les clients ? (La collectivité? L'ordre public? Les riverains?) et les parties prenantes (L'opinion publique? La commission Européenne? L'église catholique?...). Les actions et le langage auraient-ils été différents si cela avait été fait ?

Allez, ciao bonsoir...vous pouvez arrêter la lecture de ce blog er reprendre une activité normale.

et pour finir une citation qui me plait
"Todos los hombres que no tienen nada importante que decir hablan a gritos (Jardiel Poncela - Ecrivain 1901-1952)

Tous les hommes qui n'ont rien d'important à dire éprouvent le besoin de le crier

C'est un peu le complément de la phrase que j'avais entendu dans un film
"Quand le loup hurle, le singe chuchote pour se faire entendre" (Entendu dans un film"
. Le singe et le loup ne sont-ils pas des parties prenantes ?